Solange Sie am Wirtschaftsleben teilnehmen, werden Sie immer wieder Kontakt mit dem Handelsregister erhalten. Sei es, weil Sie selbst als Kaufmann dort eingetragen sind bzw. eingetragen werden müssen, sei es, weil Sie Informationen über einen Geschäftspartner (oder einen säumigen Schuldner) benötigen.
Das Handelsregister gibt Auskunft über alle rechtserheblichen Tatsachen, die für einen Geschäftspartner des Kaufmanns wichtig sein können. Hierzu gehören z.B.: die Firma, der Name des Inhabers bzw. der persönlich haftenden Gesellschafter einer Personengesellschaft, die Haftung des Kommanditisten, das Stammkapital der GmbH, die Erteilung und Entziehung der Prokura, die Eröffnung des Konkurses bzw. die Löschung der Firma.
Das Handelsregister ist öffentlich und bietet deshalb allen Interessierten die Möglichkeit, die eingereichten Schriftstücke gebührenfrei einzusehen. Es können auch Abschriften – gegen entsprechende Gebühr – angefordert werden. Das Handelsregister genießt – ähnlich wie das Grundbuch – öffentlichen Glauben -, d.h., es schützt in bestimmtem Umfang den gutgläubigen Rechtsverkehr in seinem Vertrauen auf die Richtigkeit der Eintragungen und Bekanntmachungen.
Schließt z.B. ein Prokurist nach seiner Entlassung, aber noch vor der Löschung im Handelsregister, namens des Geschäftsinhabers mit einem Kunden einen Vertrag, dem die Entlassung des Prokuristen unbekannt ist, so ist der Vertrag dennoch voll wirksam.
Nur im Handelsregister eingetragene Kaufleute können Prokura erteilen. Sie berechtigt den Prokuristen zum Abschluss von Geschäften aller Art, die mit dem Handelsgewerbe zusammenhängen. Die Prokura ist gegenüber Dritten zur Erleichterung des Handelsverkehrs fast nicht beschränkbar. Beschränkungen können nur im Innenverhältnis zwischen Kaufmann und Prokurist vorgenommen werden.
Selbstverständlich sind Änderungen eingetragener Tatsachen ebenfalls eintragungspflichtig, etwa die Änderung der Anschrift der Niederlassung eines Kaufmanns oder die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft. Die Abberufung eines Prokuristen oder eines Geschäftsführers sollte umgehend zur Eintragung angemeldet werden, denn dies liegt – wie bereits ausgeführt – im eigenen Interesse der Firma.
Verlegt z.B. der Kaufmann den Geschäftssitz, so kann er so lange unter der alten Adresse verklagt werden, bis die Änderung im Handelsregister eingetragen ist. Ihm können also erhebliche Nachteile entstehen, wenn das Handelsregister nicht dem tatsächlichen Stand entspricht. Auch die Auflösung und Liquidation einer Gesellschaft muss zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden ebenso wie die Löschung der Firma. Eröffnete Insolvenzverfahren werden vom Amtsgericht ebenfalls eingetragen.
Mit Ausnahme der – und Kapitalgesellschaften und der Kommanditgesellschaften, die erst durch die Eintragung in das Handelsregister entstehen, legen Einzelkaufleute und BGB-Gesellschaften häufig auf den Eintrag keinen Wert. Der Kaufmann ist aber gesetzlich zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet. Das Handelsgesetzbuch (HGB) bezeichnet grundsätzlich jedes ein Gewerbe betreibende Unternehmen als „Handelsgewerbe“ oder „Kaufmann“, es sei denn, das Unternehmen erfordert keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Diese Bestimmung erfolgt unabhängig davon, welche gewerbliche Tätigkeit das Unternehmen im Besonderen ausübt. Auch Unternehmen, die im wörtlichen Sinne nicht Güter oder Waren an- oder verkaufen, sind Kaufleute, also auch Industrie, Handwerker oder sonstige Dienstleister. Maßgebliche Kriterien für die Beurteilung, ob ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb erforderlich ist, sind vor allem:
- Jahresumsatz
- Höhe des eingesetzten Kapitals
- Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge
- Inanspruchnahme und Gewährung von Kredit
- Größe und Beschaffenheit der Geschäftsräume
- Anzahl der Beschäftigten
- Art der Buchführung.
Sofern der Geschäftsbetrieb eines Einzelkaufmanns oder einer Personengesellschaft (oHG / KG) nach Art und Umfang als kaufmännisch anzusehen ist, besteht die gesetzliche Verpflichtung, die Firma zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, braucht das Unternehmen nicht dort eingetragen zu werden, für dieses ist nur die Gewerbeanmeldung erforderlich. Unterlässt ein Unternehmen die Eintragung in das Handelsregister, obwohl es aufgrund seines Geschäftsumfanges eintragungspflichtig ist, kann das Amtsgericht die Anmeldung – gegebenenfalls durch Verhängung von Zwangsgeldern – durchsetzen.
Erfordert ein Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, so besteht keine Verpflichtung, wohl aber die Berechtigung, die Handelsregistereintragung zu beantragen. Sofern sich ein solches Unternehmen freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt, wird mit der Eintragung die Kaufmannseigenschaft erworben. Aus einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) wird eine oHG.
Die Firma
Denn „Firma“ ist nach dem HGB der Name, mit dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und unter dem es im Geschäftsverkehr auftritt. Nur das im Handelsregister eingetragene Unternehmen kann einen Firmennamen im rechtlichen Sinne führen, der – zusammen mit dem Geschäftsbetrieb – verkauft, vererbt und verpachtet werden kann. Dies ist besonders bei gut eingeführten Unternehmen von Bedeutung, da dann bei einem Inhaberwechsel die alte Firmenbezeichnung fortgeführt und auf das Ansehen des eingeführten Namens beim Publikum gebaut werden kann.
Die Firma muss zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen. Herkömmlicherweise kann der bürgerliche personenstandsrechtliche Name des Kaufmanns Kennzeichnungsfunktion übernehmen. Aber auch Sachangaben oder reine Phantasiebezeichnungen sind bei der Firmenbildung verwendbar. Auch gemischte Firmen bestehend aus Namen, Sach- und/oder Phantasiebezeichnungen sind zulässig. Allerdings muss der Firmenname insgesamt und in seinen einzelnen Bestandteilen wahr sein; er darf nicht über Art und Umfang des Geschäftsbetriebes oder die Verhältnisse des Geschäftsinhabers täuschen. Maßgebend ist dabei die Gefahr der Irreführung der angesprochenen Verkehrskreise, das sind z.B. Mitbewerber, Kunden, Lieferanten oder Banken.
Die Firma muss außerdem einen Rechtsformzusatz enthalten, der die Haftungsverhältnisse des Unternehmens erkennen lässt. Allgemein verständliche Abkürzungen können benutzt werden. Einzelkaufleute führen die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine Abkürzung z.B.“ e. K.“, „eK“, „e. Kfm.“ oder „e. Kfr.“. Die offene Handelsgesellschaft kann die Abkürzung „oHG“; eine Kommanditgesellschaft „KG“, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung die Bezeichnung „GmbH“, eine Aktiengesellschaft die Abkürzung „AG“ verwenden. Haftet bei einer offenen Handelsgesellschaft oder einer Kommanditgesellschaft keine natürliche Person persönlich, so muss die Haftungsbeschränkung in der Firma erkennbar sein, z.B. durch den Zusatz „GmbH & Co. KG“ bzw. „GmbH & Co. oHG“.
