Was bisher bereits für die papierene Geschäftspost galt, gilt wegen einer zum 1. Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetzesänderungen der §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG nun auch für eMails:
Alle Geschäftspost, egal ob Brief oder eMail, müssen daher folgende Angaben enthalten:
- die Rechtsform,
- der Sitz der Gesellschaft,
- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie
- alle Geschäftsführer und,
- sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats.
Die Geschäftsführer (bzw. der Vorstand) und der Vorsitzende des Aufsichtsrats müssen mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.
Werden, etwa bei einer GmbH, Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Dieser Pflichtangaben bedarf es nur nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Aber Achtung: Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe, und auf Ihnen müssen die Pflichtangaben auch enthalten sein, wenn sie im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung verwendet werden.
Werden diese Angaben nicht gemacht, droht nicht nur ein gerichtliches Zwangsgeld, sondern insbesondere auch kostenpflichtige Abmahnungen von Mitwettbewerbern. Daher sollten Sie für geschäftliche eMails in Ihrem eMail-Programm einen „Footer“ mit diesen Angaben einrichten, der dann jeder eMail automatisch angehängt wird.
